Comment fonctionne une agence de communication ?

Comment fonctionne une agence de communication

Comment fonctionne une agence de communication ?

Une agence de communication agit en tant que guide accompagnateur d’une entreprise dans son choix de communication. La stratégie marketing qui en découle est le fruit d’une synergie entre différents départements ainsi que d’une organisation optimale au sein de l’établissement. Retrouvez dans cet article le mode de fonctionnement d’une agence de communication lui permettant de se charger de votre projet de manière efficace.

 

Comprendre l’entreprise cliente

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Une agence de communication accompagne votre entreprise de A à Z dans votre stratégie marketing. Pour que celle-ci soit efficace, elle doit essentiellement être à votre image et en adéquation avec vos valeurs. Elle doit également être en accord avec les objectifs fixés par votre entreprise. Ainsi avant de pouvoir planifier la meilleure et la plus avantageuse des stratégies de communication, l’agence doit commencer par s’immerger dans votre univers.

En général, ce sont les gestionnaires de compte et les commerciaux dirigés par un directeur commercial qui s’occupent du coté stratégique dans une agence spécialisée en communication. Ceux-ci rencontrent le client et abordent plusieurs points essentiels.

En premier lieu, l’agence doit prêter une oreille attentive aux besoins et aux objectifs du client. Pour une stratégie des plus efficaces, elle doit avoir une compréhension de l’entreprise dans son intégralité. Elle doit prendre connaissance de ses valeurs, son histoire, ses réussites, ses échecs, ses points forts ou encore ses points faibles. Elle doit même se renseigner sur la méthodologie de travail de son client.

Pour pouvoir définir les actions à entreprendre, elle doit également connaitre l’ensemble des produits ou des services que l’entreprise propose. Ensuite, elle ne doit pas hésiter à recourir à l’analyse de son secteur d’activité, de sa clientèle et de ses concurrents afin de pouvoir lui offrir une stratégie sur-mesure.

Le client attribue un budget au projet. Il peut inclure soit la mise en place d’un plan de communication dans son intégralité, soit une action de communication distincte. L’agence doit également tenir compte de ce budget dans l’élaboration de votre stratégie marketing.

 

Identifier les canaux de communication adaptés

Internet, radio, télévision, flyers, affichages, mailing ou autres, les canaux de communication sont aujourd’hui très nombreux et diversifiés. Cependant, ils ne sont pas tous adaptés à l’image, aux publics cibles, au positionnement ou encore aux objectifs de votre entreprise.

Ainsi, après les réunions préparatoires avec le client et en tenant compte du brief, des analyses et des diagnostics sont établis. L’agence, toujours par le biais de son équipe commerciale, doit ensuite identifier les supports de communication qui conviennent le mieux à l’entreprise. Ceux-ci doivent être choisis en tenant compte de ses besoins, de ses ambitions mais aussi du budget qu’il s’était fixé.

L’agence de communication doit également tenir compte de la typologie de l’entreprise ainsi que de la nature de ses produits et de ses services.

 

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Elaborer une stratégie de communication

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En règle générale, des séances de débriefing sont organisées au sein de l’agence de communication. Les collaborateurs se réunissent autour d’une table pour apporter leur expertise dans l’élaboration de votre projet. Ils ont pour objectifs la création et le lancement de votre stratégie marketing.

Des recherches sont tout d’abord effectuées afin d’analyser le comportement du public ciblé par l’entreprise. En effet, la campagne de publicité qui convient à un marché défini doit y être adaptée. Les multiples paramètres récoltés lors des rencontres avec le client sont associés aux différentes analyses effectuées afin de pouvoir établir un plan de communication sur-mesure. Les experts de l’agence ne manqueront pas non plus de mettre en avant leurs conseils avisés afin d’obtenir une stratégie des plus adaptées.

La stratégie de communication va ainsi définir les actions et les opérations à mettre en place, les délais ainsi que les objectifs à atteindre. Elle est élaborée en concertation avec l’entreprise cliente et doit faire l’objet de son approbation. Les outils de communication qui seront utilisés durant toute la durée du projet sont présentés dans le plan. Ceux-ci seront appliqués par l’agence en charge de la communication afin d’atteindre les objectifs fixés par le client.

 

Engager la phase opérationnelle

Lorsque la stratégie a été élaborée et a fait l’objet de votre validation, le projet sera mis en place et la phase opérationnelle peut débuter. Celle-ci sera mise en œuvre par d’autres experts de l’agence notamment ceux qui ont des fonctions créatives.

Ils ont pour but de transformer la communication en des formes textuelles. Des messages sont créés et des rédactions sont produites. Ils vont également développer les supports visuels tels que des vidéos. Parfois, ils conçoivent aussi des supports sonores.

Cette phase consiste à développer la notoriété, la visibilité et la présence de l’entreprise. Les produits et services ainsi que les expertises du client seront mis en avant grâce aux canaux de communication préalablement choisis. Bref, la stratégie précédemment définie sera mise en œuvre par toute l’équipe de l’agence.

Des suivis et des évaluations vont avoir lieu régulièrement, et ce, au fur et à mesure de l’avancée du projet. Des reportings périodiques vont être établis pour permettre aussi bien à l’équipe qu’au client de mesurer l’évolution des actions menées. Des statistiques seront ainsi établies afin de définir l’impact de la stratégie utilisée auprès du public cible. Celles-ci vont également permettre de mesurer les retours sur investissements.

 

Les fonctions d’une agence de communication

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La mission principale de votre agence est l’élaboration de la communication externe et interne d’une association, d’une collectivité ou encore d’une entreprise. Cependant, afin de mener à bien cette tâche, d’autres fonctions seront également les garants d’un bon fonctionnement d’une agence de communication :

  • la recherche : afin de définir la meilleure stratégie adaptée au profil de son client, elle doit établir de nombreuses recherches d’informations notamment concernant les concurrents et les cibles,
  • la création : pour atteindre les objectifs fixés par l’entreprise, les experts doivent redoubler de créativité. Maquettes publicitaires, vidéos, contenus et messages seront élaborés afin d’attirer et de fidéliser les clients,
  • la veille : à l’heure où la communication se réinvente, de nouveaux outils et supports voient régulièrement le jour. Les experts d’une agence de communication, qu’elle soit spécialisée ou non doivent suivre régulièrement des formations et doivent être en veille constante,
  • la relation client : l’agence de communication peut également mettre en place des outils afin de permettre à ses clients d’entrer rapidement en contact avec son équipe. De cette manière, les questions, les besoins d’assistance ou de conseils sont vites honorés.

 

Les experts au sein d’une agence de communication

De cette méthodologie de travail, il en découle qu’une agence spécialisée en communication doit avoir plusieurs experts dans son équipe. Celle-ci sera entièrement mobilisée afin de garantir des résultats probants et de satisfaire les clients.

Plusieurs collaborateurs dans différents domaines d’expertise peuvent contribuer au bon fonctionnement d’une agence de communication. En général, ils sont regroupés dans deux départements distincts :

 

Les commerciaux

Le département commercial fait partie des piliers de l’agence. Non seulement les commerciaux représentent la société auprès des clients, mais ils sont également responsables du suivi d’un projet dès son élaboration jusqu’à son aboutissement. Pour cela, ils ont plusieurs rôles tels que :

  • cerner les désirs et les besoins du client,
  • prendre connaissance du produit du client à la perfection,
  • connaitre les objectifs du client,
  • connaitre ses concurrents,
  • établir un cahier des charges en tenant compte des demandes et des besoins du client,
  • monter la stratégie marketing en collaboration avec le département créatif,
  • partager les tâches requises aux équipes dédiées à la création,
  • gérer le budget,
  • veiller au respect des deadlines,
  • gérer le portefeuille clients de l’agence,
  • chercher les prospects pour sa propre agence.

Selon la taille de l’agence, le département peut être composé d’un directeur commercial, d’un chef de publicité, d’un chef de projet web et de commerciaux.

 

Les créatifs

Côté création, plusieurs métiers sont aujourd’hui en vogue dans les agences de communication, notamment :

 

Le directeur artistique

Il prend la casquette de scénariste de la boite. Son rôle est de construire le ou les messages que le client souhaite véhiculer. Il doit également mettre en scène et mettre en valeur le produit.

 

Le concepteur rédacteur

Il a pour fonction de créer des messages accrocheurs qui vont accompagner le produit. Pour ce faire, il doit tenir compte des attentes du client et du public cible.

 

Le graphiste

Le graphiste qui prend en charge le côté esthétique d’un projet. Grâce à sa créativité graphique, il transmet l’information en manipulant les photos, les couleurs ou encore les dessins.

 

Le développeur web

Il va concevoir l’application ou le site internet du client.

 

Le traffic manager

Il va élaborer les campagnes d’acquisition et de fidélisation du client.

 

Le community manager

Le community manager agit en tant qu’ambassadeur de l’image du client. Il anime et gère ses comptes réseaux sociaux ainsi que sa présence en ligne.

 

Le consultant SEO

Le consultant SEO qui a pour rôle l’optimisation d’un site dans les moteurs de recherche. Il établit sa stratégie de référencement.

Ces deux départements agissent constamment en synergie afin de réaliser les objectifs du client.

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